Politique de confidentialité et de protection des données à caractère personnel

1.Objet de la présente politique

ELYKIAS SARL accorde une importance essentielle à la protection de la vie privée et des données à caractère personnel des personnes concernées par ses services.

La présente politique explique, de manière transparente, quelles données personnelles nous collectons, pourquoi, sur quelle base juridique, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, comment nous les protégeons, et quels sont vos droits ainsi que la manière de les exercer.

Elle s'applique à tous nos logiciels, applications, sites internet et services, ci-après désignés collectivement les « Services ».

2.Qui sommes-nous

3.Cadre légal

Nous traitons les données personnelles conformément à :

• la Loi n° 29-2019 du 10 octobre 2019 relative à la protection des données à caractère personnel en République du Congo ;
• les décisions et recommandations de l'autorité de régulation compétente en République du Congo (ARPCE — Agence de Régulation des Postes et des Communications Électroniques) ;
• lorsque nous traitons des données de personnes situées dans l'Union européenne, les principes du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679), que nous prenons pour référence de bonnes pratiques.

4.Champ d'application et notre double rôle

La présente politique couvre les Services suivants :

5.Définitions

• Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : toute opération portant sur des données (collecte, enregistrement, conservation, consultation, transmission, effacement…).
• Responsable de traitement : l'entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement.
• Sous-traitant : l'entité qui traite des données pour le compte du responsable de traitement.
• Personne physique : un individu (élève, parent, salarié, professionnel, particulier…).
• Personne morale : une entité dotée de la personnalité juridique (établissement scolaire, entreprise, association…).
• Client : toute personne morale ou personne physique qui souscrit à nos services ou utilise nos logiciels.
• Personne concernée : la personne physique à qui se rapportent les données (élève, parent, salarié, client personne physique, contact d'un client personne morale, visiteur…).

6.Données que nous traitons

Selon le Service utilisé, nous sommes amenés à traiter les catégories de données suivantes :

Nous ne collectons que les données strictement nécessaires aux finalités décrites ci-après (principe de minimisation).

7.Finalités et bases légales

8.Protection des données des enfants

9.Données financières et de paiement

Dans le cadre de la gestion des écolages (Loukol) et de la facturation (Malewa), nous traitons des données financières : montants dus, échéances, modes de règlement et paiements enregistrés par l'établissement ou l'entreprise. Pour ces logiciels, ELYKIAS agit comme sous-traitant.

Par ailleurs, dans le cadre de la gestion de nos propres clients (outil interne), ELYKIAS SARL, en qualité de responsable de traitement, traite les moyens de paiement de ses clients et émet leurs factures. Ces informations servent exclusivement à la gestion de la relation contractuelle et au recouvrement ; elles sont accessibles au seul personnel habilité d'ELYKIAS et protégées par des mesures de sécurité appropriées (voir §13). Nous ne conservons aucune donnée bancaire sensible en clair au-delà de ce qui est nécessaire au traitement des règlements.

Paiement mobile automatisé : le service d'encaissement automatique par mobile money (MTN MoMo, Airtel Money) est en cours de développement et n'est pas encore actif. La présente politique sera mise à jour avant toute mise en service, notamment pour préciser le traitement des numéros de téléphone et références de transaction.

10.Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles peuvent être communiquées à :

• le personnel habilité d'ELYKIAS SARL, dans la limite de ses fonctions ;
• l'établissement ou l'entreprise cliente responsable de traitement, pour les données saisies dans ses logiciels ;
• nos prestataires techniques agissant comme sous-traitants ultérieurs, notamment notre hébergeur OVH (hébergement des applications et service de messagerie SMTP) ;
• les autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l'exige.

Nos prestataires sont tenus par des engagements de confidentialité et de sécurité, et n'utilisent les données que selon nos instructions.

11.Transferts hors de la République du Congo

Nos applications et courriels peuvent être hébergés sur les infrastructures de notre prestataire OVH, dont des centres de données sont situés dans l'Union européenne (France). Ces transferts s'effectuent vers un environnement offrant un niveau de protection adéquat et encadré contractuellement. Vous pouvez nous contacter pour obtenir davantage d'informations sur ces garanties.

12.Durées de conservation

13.Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation, notamment :

• chiffrement des échanges via HTTPS/TLS ;
• gestion des droits d'accès et authentification des utilisateurs ;
• journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• sauvegardes régulières ;
• hébergement chez un prestataire professionnel (OVH) offrant des garanties de sécurité.

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes concernées, nous prenons les mesures appropriées et informons, le cas échéant, l'autorité compétente et les personnes concernées conformément à la réglementation.

14.Cookies et traceurs

Nos sites web peuvent utiliser des cookies strictement nécessaires à leur fonctionnement (par exemple pour la sécurité ou la mémorisation de préférences d'affichage). Le cas échéant, des mesures d'audience anonymisées peuvent être utilisées. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies non essentiels.

15.Vos droits

Conformément à la Loi n° 29-2019, vous disposez, sur les données vous concernant, des droits suivants :

• Droit d'accès — savoir si nous traitons vos données et en obtenir copie ;
• Droit de rectification — corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit d'effacement — demander la suppression de vos données, dans les limites légales ;
• Droit d'opposition — vous opposer à certains traitements pour motifs légitimes ;
• Droit à la limitation du traitement ;
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

16.Réclamation auprès de l'autorité

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente en République du Congo (ARPCE), après nous avoir contactés.

17.Modifications de la politique

Nous pouvons faire évoluer la présente politique pour tenir compte d'évolutions légales, techniques ou de nos services (notamment la mise en service de nouveaux produits). La version applicable est celle publiée sur nos supports, avec sa date d'entrée en vigueur. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.

18.Nous contacter